Excel の配車表から HAICO へ：30 分で始める移行手順

毎朝 Excel の配車表を書き直し、電話が入るたびに色を塗り替えて時間を直し、「どれが最新版？」と探す。この記事では、その配車表を HAICO に移すためにやることを順番に書きました。台数が少なければ 30 分ほどで使い始められます。登録は無料で、Excel もすぐに捨てる必要はありません。

始める前に用意するもの

無料プランでは車両 6 台・ドライバー 10 名まで登録できます。個人タクシーや小規模な事業者なら、たいていこれで足ります。

HAICO のトップページから、メールアドレスか Google アカウントで登録します。登録後にパソコンで開くと、画面の上に「はじめに」のチェックリストが出ます（最初は自動で開きます）。その順に進めれば使い始められます。

「車両・ドライバー」を開き、「＋車両を登録」を押します。Excel の配車表の中身は、次のように入れます。

Excel の列	HAICO で入れる所
車番	車両の「地域名・分類番号・ひらがな・番号」（分けて入力。地域名と分類番号は省略できます）
定員	車両の「乗車定員」
ふだん乗るドライバー	車両の「既定の担当ドライバー」（先にドライバーを登録し、車両の「編集」で選びます）
ドライバーの一覧	右側のドライバー名簿の「＋追加」

「予約一覧」を開き、右上の「＋新規予約」を押します。日時・お客さん・種別（空港お迎え・空港お送り・貸切・送迎）・金額を入れます。便名・乗降車地・人数・荷物はあとからでもかまいません。便名・ドライバー・乗降車地が空の予約は「未入力あり」で分かります。

どの車にするか決まっていなくても大丈夫です。車を選ばずに保存すると「配車待ち」に入り、あとで配車できます。

「ダッシュボード」を開き、上の「配車待ち」の予約を押してから緑の車両を押すと、配車できます。新しい予約はダッシュボードで直接作ることもできます。左の「空いている車」をタイムラインへドラッグすると、その車で新しい予約を作れます。

いつ	HAICO でやること
朝	「ホーム」で、今日の予約・まだ配車していない予約・休みのドライバー・修理中の車を確かめます。
電話・メッセージで予約が来たら	「予約一覧」で新規予約を作ります。車は後回しでかまいません。2 週間分の配車待ちは「おすすめ配車」でまとめて組めますPro。
ドライバーが休むとき	ドライバー名簿の「休みを入れる…」で日を選びます。休みの日に残った予約は、ほかのドライバーへ回すよう知らせが出ます。
ドライバーに行程を送るとき	管理者が「チーム」→「外部共有リンク」でドライバー向けのリンクを作って送ります。お客さんの名前と金額はリンクに出ませんPro。
月末	「売上」が予約から自動で集計します。円・人民元などは通貨ごとに分けて集計されます。経理に渡すときは、管理者が CSV 出力できますPro。

最初の 1〜2 週間は、Excel と HAICO を並べて使うのがおすすめです。新しい予約はまず HAICO に入れ、Excel と見比べて漏れがないか確かめます。両方が合うようになったら、Excel をやめれば完了です。

過去の記録も入れる必要がありますか？: いいえ。これからの予約から入れれば大丈夫です。売上は HAICO に入れた予約から集計するので、ある月の売上を見たいときは、その月の予約を入れておきます。
複数人で使えますか？: はい（Pro の機能）。「チーム」でメンバーを招待し、「配車編集・金額閲覧・車両管理」などを人ごとに分けて設定できます。
スマホでも使えますか？: はい。外出先でも、スマホで当日の予約と空車を確認できます。
無料プランでどこまで使えますか？: 車両 6 台・ドライバー 10 名まで登録できます。ダッシュボード・予約一覧・月間予定・売上は無料で使えます。台数を増やしたいときや、チームで使いたいときに Pro へ切り替えます。

個人タクシーや小規模な送迎事業者の方は、個人タクシー・送迎の配車でよくある 10 の困りごともあわせてご覧ください。

Excel の配車表から、そのまま乗り換えられます。